笔记讲义
课程名字：自考00094《外贸函电》基础精讲课程讲义【笔记】
依据教材版本：
教材名称：外贸函电
教材主编：方春祥
出 版 社：中国人民大学出版社
版  次：2005年
课程目录：
Foreword 1
Lesson 1　The Layout of Business Letters 5
Lesson 2　Enquiries 11
Lesson 3　Replies to Enquiries 18
Lesson 4　Offers 23
Lesson 5　Proforma Invoices 29
Lesson 6　Terms and Conditions 34
Lesson 7　Counter Offers 46
Lesson 8　Orders and Acknowledgements 54
Lesson 9　Trial and Repeat Orders 61
Lesson10　Order Delays and Cancellations 69
Lesson11　Terms of Payment 75
Lesson12　Credit 84
Lesson13　L/C Establishment 90
Lesson14　L/C Amendments 97
Lesson15　Urge Shipment 102
Lesson16　Shipping Instructions and Advices 108
Lesson17　Insurance 115
Lesson18　Complaints 120
Lesson19　Claims 126
Lesson20　Settlement of Claims 133

Foreword
　　外贸函电是外贸公司从事国际贸易时与客户沟通的一种最直接、最有效、成本最低的方式。主要是为了联络和表达感情。
　　外贸函电有以下几个优点：
　　1.建立的是看得见的记录，方便日后观察，存档；
　　2.成本低，适合远距离的沟通；
　　3.能够有效地降低商务往来的成本；
　　4.能够有效地处理日常业务。

　　一、外贸函电的含义
　　外贸函电过去指的是国际贸易中往来的商业书信和电报、电传，现在我们所说的函电，包括信函、传真和电子邮件。
　　外贸函电可从潜在的客户中，获得信息，与媒体接触，为产品作广告，给客户提供新的产品或服务以及与已经递交求职信的未来员工建立有效的联系。
　　一封好的外贸函电使得我们公司办事效率高，可信度高，从而与我们建立良好的贸易伙伴关系。通常外贸函电是与客户交流的第一渠道。
　　
　　二、外贸函电的写作原则
　　1.Completeness（完整）
　　商务书信应包括所有必需的内容，同时写信人在发信之前对全文进行仔细检查也是非常必要的。尽量避免遗漏，追发书信进行补充说明，给对方留下粗心的印象。
　　通常一封外贸函电只包括一个或两个中心思想，每个段落要有一个主题。
　　多个段落针对一个题目展开时，段落要一致。每个句子、每个段落、每一部分都要和你想达到的目的相关，如果无关就要舍弃。
　　Example:
　　主题句：A social audit is a report on the performance of a company.（社会审计是对一个公司业绩所做的报告。）
　　支撑句：Such reports may be conducted by the company itself or by outsiders. Many companies publish the results of their social audits in their annual report. Moreover, the report describes workplace safety, employment equality, and peace program.
　　（这样的报告由公司本身或者外部公司来做。许多公司都在年报上发表他们的社会审计结果。还有，这样的报告描述工作环境的安全性、员工的平等性以及和平相处的问题。
　　2.Concreteness （具体）
　　尽可能使用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的理解。如，a few, high, low, more, quick, long, early, etc.
　　3.Clarity （清楚）
　　避免使用含有不同含义或词义模糊的词语。写信人应该对信文进行认真而恰当的分段。一般是一个段落表达一个主题。
　　We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.
　　（我方昨天给贵方航寄了贵方5月25日来信中所要的5个货物样品）
　　Yesterday we sent you, by air，5 samples of the goods which you requested in your letter of May 25.（我们已于昨天航寄贵方在5月25日来信中所要的5个货物样品）
　　4.Conciseness （简洁）
　　所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信的内容。
　　（1）去掉啰嗦的表达方式：如at this time 可以用now来代替。
　　（2）尽量避免使用which, that这样的从句。
　　（3）避免用there be 、it is 句型开头
　　5.Courtesy（礼貌）
　　礼貌是指在写信时要用客气的语句，如thank you, I am sorry;像you should, you must, you have to这样的语气很容易引起别人的反感，可以换成will you please等。 尤其是在写否定信息方面的函电时，更要注意使用客气的语气，以最终达到想要的结果。
　　6.Consideration （体谅）
　　熟练的沟通者会自然而然地用人称代词you/your, 而不是第一人称代词I/we/our/us。用第二人称代词you/your，可以使对方感觉到把对方放在了最重要的位置，从而能够更好地实现我们的目的。
　　例如1：我们已经通过UPS向您发出了货物，我们相信它能够赶上6月15日贵方的促销活动。
　　
　　例如2：贵方所要求的货物已经通过UPS发出了，相信能够赶上6月15日的商品促销活动。
　　例如3：至于现金付款，我方允许2%的折扣。
　　
　　可以换成：若贵方现金付款，则可获得2%的折扣。
　　例如4：我方不可能在本月向贵方邮寄目录。
　　
　　可以换成：我方将在下月向贵方邮寄目录。
　　7.Correctness （正确）
　　正确不仅仅是指语法、标点和拼写方面的正确，而且也要求语言标准、陈述得当、数据准确，并要求正确理解、使用贸易术语。避免夸大其辞。
　　例：我们是具有良好信誉的各种瑞士产品的出口商。不如改成我们是具有良好信誉的瑞士产品的出口商，出口玩具、纽扣及文具等杂货。这样广告的作用一目了然。
　　
　　三、遣词造句
　　包括选词和选句两个方面。选词是要用小词、形象词，正式词。
　　1.使用日常词汇。如果能用big city, 就不要用metropolitan; 如果想表达give, 就不用render. 这样可以帮助读者快速、准确地理解意思。
　　2.以单一单词替代短语
　　在讲述简洁原则时，已经讲了该方面的内容。如due to the fact that 改为because; enclosed herewith 改为enclosed.
　　3.用短语替代句子
　　
　　四、布局谋篇
　　1.平铺直叙法
　　指的是信函以最重要的信息开头，让读者第一时间听到好消息，或知道你要谈及的内容。
　　消息分为，肯定的信息、中性的信息、否定信息、说服（读音应为shui fu 37:51）类信息。肯定信息和中性信息一般采用平铺直叙法。
　　2.曲折迂回法
　　适用于否定和说服类信息，其布局特点是开头有意回避最为重要的信息（负面信息），而以一些无关紧要的但不是负面信息来充填。这些信息可能是正面的，也可能是没有实际内容的闲话，一般称之为缓冲垫（buffer）。
　　例题1：我们很高兴收到你们对我们产品的垂询。　
　　
　　无论是平铺直叙法，还是曲折迂回法，都需要有一个积极向上的结尾。
　　例题：如果您在这方面需要更多的信息，我将很高兴与您合作或谢谢你方对此做出的善意合作。
　　
　　小　结
　　在构思外贸函电时要注意7个C原则：
　　1.Completeness（完整）（要保证书信中能够完整表达我们想要说明的内容，每个段落，通常有一个中心句，其它句子称为辅助句，用来辅助和支撑中心意思，一封外贸函电中通常有一到两个中心意思）
　　2.Concreteness （具体）（通常会使用具体的数字来替代笼统的说法，如，a few, high, low，这类描述性词语不能准确的表达出的意思用具体数字来加以限制，从而使对方快速准确，一目了然地知道我们想说什么）
　　3.Clarity （清楚）
　　避免使用不同含义或词义模糊的词语。
　　4.Conciseness （简洁）
　　所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚的表达书信内容。
　　（1）去掉啰嗦的表达方式
　　（2）尽可能去掉作为连接词的which, that。
　　（3）避免用there be 、it is 句型开头
　　5.Courtesy（礼貌性原则）多用如thank you, I am sorry这样的客气的语气。
　　6.Consideration （体谅性原则）（多站在对方的角度、对方的立场来考虑问题，给对方提供他们所需要的信息，也就是多使用第二人称代词，像you/your，少使用I/we/our/us。）
　　7.Correctness （正确性原则）
　　不仅包含书写正确、拼写正确、词语表达的得当，而且也包括数据准确，贸易术语准确，尤其要注意避免夸大其词。
　　下面讲了遣词造句和布局谋篇，在遣词造句中主要的原则是"简单的就是最好的"，选词是要用小词、形象词，正式词。多用日常词汇代替大词，多用短语来代替句子，多用单一的单词来代替短语。
　　在布局谋篇中有两种方法来展开外贸函电：
　　1.平铺直叙法；2.曲折迂回法
　　平铺直叙法适用于提供肯定信息和中性信息时，使读者在第一时间内听到好消息，或明白所要谈及的内容，信函以这些信息开头，最后以一个积极向上的结尾来收尾。而曲折迂回法是通常用于否定信息和说服类信息，其布局特点就是开头有意回避最重要的信息。通常就是负面信息，而以一些无关紧要的闲话来充填（buffer）。然后对这些信息给予解释，说明情况，提出措施，最后以一个积极向上的结尾来收尾。
　　考试大纲明确提出外贸函电的重点在于读、写、译。
Lesson 1　The Layout of Business Letters
　　一、书信的组成部分
　　1.必备部分
　　（1）信头
　　书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（logo），工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。
　　有些国家的信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。
　　信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。
　　Example:
　　
　　ABC Trading Co.
　　188 Newton Palace
　　London
　　NG29 OPA
　　Tel：01345 567921 Fax: 01345 438923
　　（2）日期
　　日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下：
　　a.年份应完全写出，不能用05代替2005年
　　b.月份要写英文名称，不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。
　　c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。
　　d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。
　　月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：June 5, 2005
　　日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。
　　（3）封内地址（The Inside Address）
　　收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途：
　　1.发信时可以与信封的地址相互对照，避免放入信封时发生错误。
　　2.发信后根据封内地址可以准确归档，便于以后查找。
　　对收信人而言便利之处有：
　　1.收信人读信时，如果发现封内地址与信封的名称地址不符，就可知道放入信封时发生了错误，将其退回，从而避免损失，节约时间。
　　2.收信后，如果信封与信函分离，原信也能够保持完整，便于归档和以后查阅。
　　中文信函一般没有封内地址，这是与英文信函的一个区别。
　　封内地址和姓名的顺序如下：
　　Name of the person addressed （收信人姓名）
　　Title of the person addressed （收信人头衔）
　　Name of the organization （单位名称）
　　Street number and name （门牌号码、街道名称）
　　City, state and postal code （城市、州、邮编）
　　Country of destination （所达国名称）
　　如：Dr. Jim Green
　　Medical research department（药品开发部）
　　3134 North Cicero（西塞罗） Clinics
　　Chicago, IL60606
　　例如：
　　32 Duke Street；
　　St. James，London, SW5IDY
　　（4）称呼
　　a.称呼写在信内地址下面空一或两行处。如果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss.
　　b.如果知道收信公司的具体经办人，称呼最好写具体的人，而不用冷冰冰的Dear sirs，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之间的私人通信。
　　c.对两个人或两个以上的人称呼时使用Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen （仅用复数而不用单数）。对一般机关团体负责人用Dear Sir, 对政府高级官员用Sir.
　　称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。
　　（5）信的正文
　　这是信的主要部分，表达发信人的意见，注意几点：
　　1）简明扼要，合乎语法，重点突出
　　2）分段正确，每段都有一个主题
　　3）打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。
　　内容部分打印在称谓或主题下面。段落间使用单倍行距，对于特别简短的信，也可采取双倍行距。
　　信的正文包含三个部分
　　1.开头语
　　开头语没有固定的写法，可以简单的说明写信的原因，或是要求，也可以提一下上封信相关的合同或文件，或使用生动的开头引起读者的举趣。开头语一般自成一段，而许多商务信函不用开头语。开头语在写作时要注意简单、明了。只要最简单的开一个头引出下文即可。
　　例1：我写信要求贵方帮助我们解决公司现在面临的一个非常重要的问题。
　　例2：很遗憾我们209号自行车没有令您满意，我们尽可能做到让您满意。
　　2.正文
　　在写作正文时，如果正文需要两页或者更多页信纸时，应在联页的上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续写正文，这是为了避免发信时第一页和第二页以及后面几页误置。除了第一页，其他页不用印有信头的信笺。名称也可以尽量缩写，只要标注它是每封信的第几页就可以。
　　3.信的结尾
　　信的结束语可以重复一下刚刚所说的事情，再强调一下重点，或发信人要做，或希望收信人做的事情，也可说些套话。为此在正文结束之后要另起一段。
　　例如：希望尽快收到您的回音。
　　（6） 结束语（the complimentary close）
　　是内容结束后的客气话，类似中文信中的此致，敬礼。写在结尾下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。（注意都是带-ly的副词，用Yours而不用Your。）
　　（7）签名
　　为使对方了解签名人的姓名、职位，签名的下面要打字注明。不能用图章签发信函。如果是秘书代签，则秘书的名字及真正需要签名的名字同时都要表现出来。
　　2.可选部分
　　（1） 事由（the Subject Heading or Caption）
　　写在称呼语下面两行，一般全部大写或加下划线，中对齐，但平头信则为左对齐。其使用主要是使对方的收发人员可以迅速转交给经办人，不必等待阅读完信中全部内容才能确定。这样可以节省时间，也有利于登记归档和查卷。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re: 或Subject: 或Reference:，但现在也可省略。
　　（2） 经办人（Attention Line）
　　作用：便于快速分拣信件；表明希望某个具体的人或具体的部门来负责这件事情。
　　位置：经办人要大写或用下划线，在封内地址之后。
　　（3） 附件（Enclosure）
　　如果有附件，在左下角注明Encl. or Enc. 如果不只一封附件，应注明2Encls. Or 3Encls.
　　（4） 抄送（Carbon Copy）
　　函件抄送其他单位时，如果同时对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后左下角注明C.C
　　函件抄送其他单位时，如果同时不想让对方知道，不写CC to×××or CC×××,要在发往抄送单位的信函上注明BCC，表示Blind Carbon Copy
　　（5） 再启（Postscript）
　　信写完后，如果还有补充说明，在信末加P.S.，然后本人签署简笔签名，即只签姓、名的首字母。现在基本不用，因为可在文档中直接修改。
　　
　　二、打信格式注意事项
　　注意纸张的选择，选用一些质量较好的纸张；注意页边距；正文的部分要适中；尽量选用激光打印机进行打印；要用文字处理软件中的预览观看效果再打印出来。
　　打信格式有三种：
　　1.缩行式：封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；正文中每一段开始一行缩进若干格（大约4-6个字母）。（indented style）
　　2.平头式：需要分段的地方，即每段的开始一行都与前一行取齐，一律不缩行。隔段之间用双倍行距。 （block style）
　　3.混合式：封内地址和称呼用平头式（从左边空白边缘打起），其他部分采用缩行式，两种格式混合采用。（Modified style）
　　
　　三、信封的写法
　　一般都用平头式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名。后写地址，地址由小到大。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。发信人的地址（return address）在左上角，邮票应贴于封面的右上角。
　　信封上面可以附注下列各项：
　　1.如一信须由特种邮路或邮船寄递，或说明信的类别，可在信封左下角注明下列各字样：
　　（1）Via Air Mail,（Par Avion）航空
　　（2）Via Air Mail Registered 航空挂号
　　（3）Registered 挂号邮件
　　（4）Express 快递邮件
　　（5）Parcel Post包裹邮件
　　（6）Printed Matter 印刷品
　　（7）Sample Post 样品邮件
　　（8）Samples of Merchandise货物样品
　　（9）Sample（s）of No Commercial Value 无商业价值样品（即增品）
　　2.如系私人信件或密件，要注明：
　　（1）Private 私人信
　　（2）Personal个人信
　　（3）Confidential 机密信
　　3.信封上还常出现以下各种格式或写法，也要注意：
　　（1）可以在信封左下角直接注明：
　　Attention Hardware Dept.请交五金部办。
　　（2）由公司转交私人的信，在写完收信人姓名后，在公司名称之前加c/o字样（Care of 由……转交），如：
　　Mr.Charles Wood
　　C/o Sinochem International Corporation
　　表明在寄往Sinochem国际公司前提下，这封信请转交给Charles Wood先生。
　　托人带信（一般是介绍信）不写地址，只在收信人名称之下，注明带信人姓名，写法如下：
　　Mr. Charles Wood
　　Kindness"Mr.J.W.Smith"
　　或用Per Kindness of
　　By Kindness of
　　Through the Courtesy of