笔记讲义
课程名字：自考00094《外贸函电》重点串讲笔记
依据教材版本：
教材名称：外贸函电
教材主编：方春祥
出 版 社：中国人民大学出版社
版  次：2005年
课程目录：
Foreword 1
Lesson 1　The Layout of Business Letters 3
Lesson 2　Enquiries 5
Lesson 3　Replies to Enquiries 6
Lesson 4　Offers 7
Lesson 5　Proforma Invoices 8
Lesson 6　Terms and Conditions 9
Lesson 7　Counter Offers 10
Lesson 8　Orders and Acknowledgements 11
Lesson 9　Trial and Repeat Orders 12
Lesson10　Order Delays and Cancellations 14
Lesson11　Terms of Payment 15
Lesson12　Credit 16
Lesson13　L/C Establishment 18
Lesson14　L/C Amendments 19
Lesson15　Urge Shipment 20
Lesson16　Shipping Instructions and Advices 21
Lesson17　Insurance 22
Lesson18　Complaints 23
Lesson19　Claims 24
Lesson20　Settlement of Claims 25

Foreword
　　一、外贸函电的含义
　　外贸函电过去指的是国际贸易中往来的商业书信和电报、电传，现在我们所说的函电，包括信函、传真和电子邮件等。
　　二、外贸函电的写作要领
　　1.Completeness（完整）
　　商务书信应包括所有必需的内容，同时写信人在发信之前对全文进行仔细检查也是非常必要的。
　　完整性原则要求我们表达的内容要完整。每个段落都应该有一个中心意思。多个段落针对一个题目展开时可用项目符号标明，段落要一致。每个句子、每个段落、每一部分与你想达到的目的要相关，如果无关就要舍弃。
　　2.Concreteness （具体）
　　尽可能使用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以使你的写作更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇，作者和读者可能会有不同的理解。如，a few, high, low, more, quick, long, early, etc.
　　3.Clarity（清楚）
　　避免使用含有不同含义或词义模糊的词语。写信人应该对信文进行认真而恰当的分段。一般常规是一个段落表达一个主题。
　　商业书信应该条理清晰，易于理解。
　　4.Conciseness（简洁）
　　所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信内容。
　　（1）去掉啰嗦的表达方式
　　（2）尽可能去掉从句中作为连接词或关系代词的which, that.
　　（3）避免用there be、it is 句型开头
　　5.Courtesy （礼貌）
　　礼貌是指在写信时要用客气的语句，如thank you, I am sorry;像you should, you must, you have to这样的语气很容易引起别人的反感，可以换成will you please. 尤其是在写否定信息方面的函电时，更要注意使用客气的语气，以最终达到想要的结果。
　　6.Consideration （体谅）
　　以客为本原则
　　7.Correctness （正确）
　　正确不仅仅是指语法、标点和拼写方面的正确，而且也要求语言标准、陈述得当、数据准确，并要求正确理解贸易术语。避免夸大其辞。
　　三、遣词造句
　　包括选词和选句两个方面。选词是要用小词、形象词，正式词。
　　1.使用日常词汇。如果能用big city, 就不要用metropolitan; 这样可以帮助读者快速、准确地理解意思。
　　2.以单一单词替代短语
　　3.用短语替代句子
　　四、布局谋篇
　　1.平铺直叙法
　　指的是信函以最重要的信息开头，让读者第一时间听到好消息，或知道你要谈及的内容
　　2.曲折迂回法
　　适用于否定和说服类信息，其布局特点是开头有意回避最为重要的信息（负面信息），而以一些无关紧要的但不是负面信息来充填。这些信息可能是正面的，也可能是没有实际内容的闲话，一般称之为缓冲垫（buffer）.
　　无论是平铺直叙法，还是曲折迂回法，都需要有一个积极向上的结尾。
Lesson 1　The Layout of Business Letters
　　一、书信的组成部分
　　1.必备部分
　　（1）信头
　　（2）日期
　　具体要求如下：
　　a.年份应完全写出，不能用05代替2005年
　　b.月份要写英文名称，不能用数字代替。
　　c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。
　　d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。
　　月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。
　　日期的位置在信头之下，中文书信的日期一般在签名之后。
　　（3）封内地址
　　收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。
　　用途：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生错误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
　　对收信人而言，便利之处也有两点：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，便可以知道是放入信封时发生错误，将信退回。二是收信后如信封与信函分离，原信也能保持完整，便于查阅。
　　中文信函一般没有封内地址，这是与英文信函的一个区别。
　　（4）称呼
　　称呼写在信内地址下面空一或两行处。如果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss.
　　称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。
　　（5）信的正文
　　这是信的主要部分，表达发信人的意见，注意几点：简明扼要，合乎语法，重点突出；分段正确，每段都有一个主题；打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。
　　（6）结束语（the complimentary close）
　　是内容结束后的客气话，类似中文信中的此致，敬礼。写在结尾下隔一行，正中或略向右面写起。如书中所举的例子，注意只有第一个字母大写，后面加逗号。都是带ly 的词，用yours 而不用your。
　　（7）签名
　　2.可选部分
　　（8）事由（the subject heading or caption）
　　其使用主要是使对方的收发人员可以迅速转交给经办人，不必等待阅读完信中全部内容才能确定。这样可以节省时间，也有利于登记归档和查卷。事由要简单扼要，有时前面加上Re: 或Subject: 或Reference:，但现在也可省略。
　　（9）经办人（attention line）
　　作用：便于快速分拣信件；表明希望某个具体人来负责这件事情。
　　位置：经办人要大写或用下划线，在封内地址之后。
　　（10）附件（enclosure）
　　如果有附件，在左下角注明Encl. or Enc. 如果不只一封附件，应注明2Encls. Or 3Encls.
　　（11）抄送Carbon copy
　　a.函件抄送其他单位，同时对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后左下角注明C.C
　　b.函件抄送其他单位，同时不想让对方知道，不写CC to×××or CC×××,要在发往抄送单位的信函上注明BCC，表示Blind Carbon Copy。
　　（12）再启 Postscript
　　信写完后，补充说明在信末加P.S.，然后本人签署简笔签名，即只签姓、名的首字母。现在基本不用，可在文档中直接修改。
　　二、打信格式注意事项:
　　1.缩行式：封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；正文中每一段开始一行缩进若干格（大约4-6个字母）。（indented style）
　　2.平头式：需要分段的地方，即每段的开始一行都与前一行取齐，一律不缩行。隔段之间双倍行距（block style）。
　　3.混合式：封内地址和称呼用平头式（从左边空白边缘打起），其他部分采用缩行式，两种格式混合采用。（Modified style）
　　三、信封的写法
　　一般都用平头式。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。发信人的地址在左上角，邮票应贴于封面的右上角。关于信件类别、投递方式及其他注意事项说明，写在信封左边发信人地址之下或左下角。见书中例子。
　　信封上面附注：
　　1.说明一封信的邮寄方式或类别。
　　Via Air Mail, Par Avion
　　Via Air Mail Registered
　　Registered
　　Express
　　Parcel post
　　Printed matter
　　Sample post
　　Samples of merchandise
　　Samples of No Commercial Value
　　2.如系私人信件或密件，可注明
　　Private
　　Personal
　　Confidential
　　3.其他写法
　　在信封左下角注明 Attention Hardware Dept. 请交五金部办
　　转交私人的信件，在公司名称之前加c/o （care of） 字样.。
　　如托人带信，一般是介绍信，不写地址，只在收信人名称之下，注明带信人姓名，如
　　Mr. Charles Wood
　　Kindness "Mr. J.W.Smith
　　Per Kindness of
　　By Kindness of
　　Through the Courtesy of
　　四、电子邮件和传真
Lesson 2　Enquiries
　　一、含义
　　1.询函是商业谈判中实质性的第一步，通常撰写询函的理由包括：
　　（1）获取信息；
　　（2）获得印刷品；
　　（3）索取样品；
　　（4）取得帮助。
　　2.大多数询函都很简短，无须用较长和过分客气的语气，一个好的询函应该是简洁、明确、合理和切中要害的。如果想要询问的内容很多，也可能有若干段落，所有问题就应当编号，以便收信人一目了然。
　　3.询函属于中性信息，布局都采用平铺直叙的手法。
　　二、语法点
　　1.Expand business to
　　2.niche market:
　　3.intend: intend to do sth; intend for sth; intention
　　4.be of+名词=形容词 be of utmost importance
　　5.intellectual property right: 包括patent, technical know-how, trade mark, copyright, design
　　6.suppose: be supposed to do sth 打算做某事
　　7.quote: quote sb a price for sth, quote sb a price, quote sb for sth, make a quotation for sth.
　　8.price: competitive, low, attractive, favorable, reasonable, moderate, keen
　　9.appreciate: Sb appreciates sth; sb appreciate it if; sth be appreciated. Appreciate very much. Appreciate 后面接事物，thank 后面接人。
　　10.full container quantities
　　11.lead-time
　　12.look forward to
　　三、开头
　　良好的开头是成功的一半。在开始写信之前，首先要明确自己想要什么,要注意避免询问一些涉及商业秘密的问题。
　　用简单的礼貌的语言说明要求，注意避免使用命令的、冗长的、要别人领情的表达方式。迅速准确地写清楚需要对方提供什么就可以了。
　　以某种方式表达感谢时，不要事先感谢对方。如果说thank you or thank you in advance, 可能会使对方有必须尽义务的感觉，听起来像在命令对方。
　　常见问题：
　　1.以空话开头，言辞空洞无物。
　　2.开头不是最好、最重要的信息。
　　3.坏消息，不利的消息开头
Lesson 3　Replies to Enquiries
　　一、回复询函是商务活动中应有的礼貌。大致分两种情况：
　　1.肯定答复用平铺直叙法，开门见山的结构，先说最重要的信息。如果是回答多个问题，要用项目符号将其一一分开。如果来函中有项目符号，则要一一对应。
　　2.答复是否定或部分否定的，均采用曲折迂回法。可以用肯定的部分做缓冲垫。
　　二、语法点
　　1.supply: Supply sth to sb; supply sb with sth. A company supplying heat oil to homes
　　Offer sb sth; offer sth to sb
　　2.conference room: chat room
　　3.inquiry: Enquiry note，make an enquiry for sth, send an enquiry.
　　The goods you enquire for are out of stock now.
　　4.dealer: A dealer sells individually objects and has a specialized knowledge of these.
　　a dealer in drugs 毒品贩子；
　　5.merit: u. 值得称赞或奖励的品质；长处、优点。I don't think there is much merit in this plan.
　　C.（pl） 值得称赞或奖励的事情、行为等。The merits of this scheme are obvious.
　　V.be worthy of sth应获得某事物，值得；merit reward, merit praise; I think the suggestion merits
　　6.violation: Break or be contrary to a rule, principle, treaty, etc. violate an agreement
　　7.request: Request sb to do sth; as requested; as you requested; at your request.
　　8.at discount: At a discount=at a reduced price
　　三、结尾 the closing sentence
　　All is well that ends well.
　　四、练习中的语法点（补充）
　　1.Congratulations: congratulate sb on sth
　　2.Come to: Come to sb: of an idea occur to sb. The idea comes to him in his bath.
　　Come to sth: reach a particular situation or state of affairs.
　　3.Resume: Begin sth again or continue sth after stopping for a time.
　　Resume the business relationship
　　4.result in
　　5.worth one's while: Profitable or interesting to sb; you would find it worth your while to come to this meeting.
Lesson 4　Offers
　　一、含义
　　报盘又称发盘，是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件，而另一方愿意接受此条件，即交易合同成立。在国际业务中，报盘分实盘和虚盘两种。实盘是卖方按其所提供的条件达成交易目的的肯定承诺，一旦买方在规定的答复期限内接受了报盘，卖方将不得对盘中任何条款作任何修改。虚盘则对卖方没有这种约束力，在某些情况下，报盘中的具体条款仍可修改。
　　一般来讲，quotation and offer 都当报价讲，但是quotation 是指报价，没有实盘和虚盘之说；而offer 可以是firm offer or non-firm offer.
　　Firm offer 是发盘人按其提供的条件已达成交易目的的明确表示，具有法律效力。受盘人（offeree）一旦在有效期限内接受市盘中的内容和条件，发盘人就无权拒绝售货。
　　一项实盘必须具备以下内容：
　　1.发盘的内容和词句必须肯定，不能用about, reference price 等模棱两可的词。
　　2.发盘的内容明确完整，其内容应该包括quality, quantity, packing, price, shipment, payment and delivery, etc.
　　3.发盘中不能有保留条件，如：以我方最后确认为准（subject to our final confirmation）或以货物的未售出为准 （subject to goods being unsold）。
　　虚盘是发盘人所作的不肯定交易的表示。凡不符合实盘所具备的上述三个条件的发盘，都是虚盘。虚盘无须详细的内容和具体条件，也不注明有效期。它仅表示交易的意向，不具有法律效力。出现下列一类，皆视为虚盘：
　　1.Without engagement.（不负任何责任）
　　2.Subject to prior sale. （有权先售）
　　3.All quotations are subject to our final confirmation unless otherwise. （所作报价，除特别注明外，须经我方确认后才能生效）
　　4.Our offer is subject to approval of export license. （出口许可证准许签证，我方报价才有效）
　　报价一定要清楚、完整、具体。报价属于中性信息，布局采用平铺直叙法。
　　二、语法点
　　1.inquire about: Inquire about sb/sth: ask for information; inquire about trains to London;
　　inquire after sb: ask about sb's welfare or health;
　　inquire into sth: to learn the facts about sth;
　　2.offer: Offer sb a price; make/send/give an offer for/on sth.
　　Extend an offer; renew/reinstate an offer; withdraw an offer; decline an offer; turn down an offer
　　3.shipment: Make/effect shipment
　　4.in one's favor: 以某人为受益人 in favor of sb.
　　5.take advantage of
　　6.introductory price: 介绍期价格
　　7.only too: Only too 接形容词或过去分词，表示很，非常，十分。
　　8.payment: Effect/make payment; terms of payment
　　9.be subject to : 以…为条件/为准；经历
　　subject to our final confirmation.
　　subject to your reply reaching here before March 28
　　subject to your immediate acceptance
　　10.Advancing: Prices and costs are rising
　　三、Effective writing: using common words
　　四、完整报价函的写作步骤
　　1.Thank the reader for his enquiry.
　　2.Show detailed information regarding price, discounts and payment terms
　　3.Show promise of shipment or delivery
　　4.Show validity of the offer
　　5.Express the wish that the offer can be accepted
　　五、练习中的语法点（补充）
　　1.Inform: Inform sb of/about sth; keep me informed about what happens.
　　2.purchase: Purchase sth for sb; purchaser
　　3.Rock bottom price: Lowest price; prices have reached rock-bottom.
Lesson 5　Proforma Invoices
　　一、含义
　　二、语法点
　　1.request: Request for sth/that, make requests for help; at sb's request/ at the request of sb
　　by request of sb,
　　By popular request, the chairman was re-elected.
　　On request, catalogues are available on request. 备有目录供索取。
　　2.order: Place an order with sb for sth. We place an order with ABC company for 500 dozen T-shirts.
　　3.no question=out of question; out of the question=impossible
　　4.respect: Particular aspect or detail. 某个特定的方面
　　In respect of sth=as regards sth; with special reference to sth.
　　With respect to sth=concerning with.
　　5.take the necessary step: 请采取必要的步骤 take the step to do sth
　　三、避免歧视性词汇
　　歧视性词汇指的是对不同的性别、种族、国籍、年龄和生理缺陷等含有歧视意义的词汇，其中最为广泛的是性别歧视，或者说是对女性的歧视。
　　1.用男性代词表示男女统称
　　2.以"man"为词根组合或派生出来的词汇，如chairman, salesman,可以用中性词代替。
　　四、练习中的语法点（补充）
　　1.fill one's order: supply the goods asked for. 交付订货
　　2.out of line with: Unacceptably different; our prices are out of line with those of our competitors. 我们的价格和竞争者的相差悬殊。
Lesson 6　Terms and Conditions
　　一、含义
　　专用条款：是一个特定和合同所特有的条款，就销售合同来说，它包含商品的名称、规格、数量、单价、价格条款、总金额、交货期、装运港和卸货港等。
　　通用条款：每一份合同都包括的条款，内容可能包括：支付方式、商检、索赔、不可抗力、争议的解决方式、单证、违约的处罚等。
　　通用条款通常作为附件寄给客户，这时的函电称为cover letter.
　　二、语法点
　　1.adapt: Adapt sth for sth=make sth suitable for a new use, situation.
　　2.agree to: Accept difference of opinions; in order to avoid argument.
　　We must agree to differ on this.
　　agree on 就某问题达成一致意见
　　agree with 同意
　　3.stipulate: State clearly and firmly as a requirement.
　　It was stipulated that the goods should be delivered within three days.
　　4.supersede: Take the place of sth. Motorways have largely superseded ordinary roads for long-distance travel.
　　三、合同中用词的特点
　　合同英语的用词大都采用正式用语。每个合同都会加入hereinafter referred to as, whereas, in witness whereof, for and on behalf of, hereby, thereof, hereto等虚词。
　　四、通用条款
　　1.agree upon: Reach the same opinion on sth.
　　2.prevail: Prevail among/in sth/sb=exist or happen generally; be widespread. Conditions prevail in the region
　　prevail over/against sb/sth=fight successfully against sb/sth.
　　The invaders prevailed over the native population.
　　Prevail on sb to do sth=persuade sb to do sth.
　　Prevailing=most usual or widespread.
　　The prevailing customs or fashions.
　　3.to the extent: to some/such an/a certain extent
　　4.conclude the contract, close the contract
　　5.notify: Notify sb of sth, notify sth to sb. Inform/report sth to sb将某事告知某人
　　6.reimburse: Repayment of expenses 费用的偿还、报销
　　7.immediate available fund: 可立即动用的资金
　　8.payment in advance: 预先付款
　　9.set forth: Set sth forth=make sth known, declare or present sth
　　10.payment by documentary credit: 跟单信用证付款
　　11.payment by documentary collection: 跟单托收付款
　　12.Documents against payment 付款交单
　　Cash against documents 凭单付款 cash with order 订货时汇付 payment in advance 预付货款 cash on delivery 货到付款
　　13.demand bank guarantee: Demand guarantees 见索即付保函，又称为无条件保函
　　14.standby letter of credit: 备份信用证
　　15.documentary credit: 跟单信用证
　　16.liquidate: Pay or settle a debt go into liquidation 倒闭
　　17.in no case: in no circumstance
　　18.on-and-off: Off-and-on, from time to time. It rained on and off all day.
　　19.come up with sth: She came up a new idea for increasing sales.
　　Come up for sth 做某事的申请人/候选人 She comes up for re-election next year.
　　Come up to sth, The water comes up to my neck. His performance didn't really come up to his usual standard.